한 사람의 대치는 날짜와 시간만 적어도 정리가 됩니다. 그런데 한 달 동안 여러 사람이 서로의 주간·야간을 대신 서면, 누가 빠졌고 누가 메웠고 각자 몇 시간을 더 섰는지가 금방 엉킵니다.
제가 근무했던 현장에서는 근무표에 연차자는 G1, 대신 선 사람은 E1·E2·ED로 짝을 맞춰 적고, 월말에 이 짝들을 모아 결과보고서를 만들었습니다. 여러 사람의 대치를 정리하는 순서도 같습니다. 사람별로 먼저 더하지 말고, 대치가 생긴 건마다 한 줄씩 먼저 적은 다음 사람별로 모읍니다. 이 글은 그 순서를 다룹니다.
대치마다 번호를 붙입니다
대치가 생길 때마다 “날짜-순번”으로 짧은 번호를 붙입니다. 10월 15일 첫 번째 대치는 1015-01, 두 번째는 1015-02입니다. 공식 항목은 아니지만, 이 번호가 있으면 여러 표에 흩어진 기록이 같은 대치를 가리킨다는 걸 바로 알 수 있습니다. 근무번호를 붙이는 방식은 24시간 교대근무를 날짜별로 나누어 기록하는 방법에서도 다뤘습니다.
대치가 생긴 건마다 한 줄씩 먼저 적습니다
3조 2교대, 조당 2명인 현장의 한 달 대치를 예로 들어 보겠습니다. 대치자는 모두 그날 휴무였던 조에서 나왔습니다.
| 대치번호 | 날짜 | 빠진 근무 | 원래 근무자 | 대치자 | 근무시간 | 사유 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1008-01 | 10월 8일 | 주간 | A1 (G1) | C2 (E1) | 8시간 | 연차 |
| 1010-01 | 10월 10일 | 야간 | A2 | B1 (E2) | 9시간 | 교육 |
| 1015-01 | 10월 15일 | 주간 | C1 (G1) | A1 (E1) | 8시간 | 연차 |
| 1015-02 | 10월 15일 | 야간 | B2 (G1) | A2 (E2) | 9시간 | 연차 |
| 1021-01 | 10월 21일 | 주간 + 야간 | C1 (G1), B1 (G1) | A1 (ED) | 16시간 | 연차 겹침 |
| 1027-01 | 10월 27일 | 주간 | C2 (G1) | A2 (E1) | 8시간 | 연차 |
| 합계 | 6건 | 58시간 |
근무시간은 2시간 근무·1시간 휴게를 반복하는 현장 기준으로 휴게를 뺀 시간입니다(주간 8시간, 야간 9시간, 24시간 16시간). 이 표가 기준표입니다. 사람별 합계는 반드시 이 표에서 가져와 만듭니다.
원래 근무자와 대치자는 같은 줄에 둡니다
“A1 10월 8일 주간 취소”와 “C2 10월 8일 주간 대치”를 서로 다른 표에 적으면, 나중에 보면 별개의 일 두 건처럼 보입니다. 한 건의 대치는 한 줄에 적는 게 원칙입니다. 어쩔 수 없이 두 줄로 나눠야 한다면 두 줄에 같은 대치번호를 붙이세요. 근무표에 G1과 E1을 짝으로 표시하는 방법은 갑작스러운 대체근무를 근무표에 표시하는 방법에 정리했습니다.
그다음 사람별로 모읍니다
기준표에서 대치자 칸만 보고 사람별로 횟수와 시간을 모읍니다.
| 대치자 | E1 주간 | E2 야간 | ED 24시간 | 대치시간 합계 | 해당 대치번호 |
|---|---|---|---|---|---|
| A1 | 1회 | – | 1회 | 24시간 | 1015-01, 1021-01 |
| A2 | 1회 | 1회 | – | 17시간 | 1015-02, 1027-01 |
| B1 | – | 1회 | – | 9시간 | 1010-01 |
| C2 | 1회 | – | – | 8시간 | 1008-01 |
| 합계 | 3회 | 2회 | 1회 | 58시간 |
결과만 “A1 24시간”이라고 적지 말고 어떻게 나온 숫자인지 남겨 두세요. A1은 E1 8시간에 ED 16시간을 더해 24시간이고, A2는 E2 9시간에 E1 8시간을 더해 17시간입니다. 대치번호 칸이 있으면 숫자가 이상할 때 기준표의 어느 줄을 봐야 하는지 바로 찾을 수 있습니다.
한 사람이 두 근무를 이어서 선 날
10월 21일은 주간 C1과 야간 B1이 모두 연차를 써서, 그날 휴무였던 A1이 08:00부터 다음 날 08:00까지 이어서 섰습니다. 이 근무는 ED 한 건, 16시간으로 한 번만 적습니다. 같은 날을 E1과 E2로 또 적으면 같은 근무가 두 번 들어갑니다.
이런 날은 근무표도 함께 봐야 합니다. A1은 원래 10월 22일 19:00 야간이 잡혀 있어서, 24시간 대치를 마치고 하루도 안 돼 다시 야간에 들어가는 일정이 됩니다. 연차가 겹치는 날에는 대치자를 정할 때 다음 날 일정까지 확인하는 게 좋습니다. 24시간 근무 기록은 24시간 교대근무를 날짜별로 나누어 기록하는 방법에 정리했습니다.
대치자가 바뀌면 실제로 선 사람만 셉니다
대치를 서기로 했던 사람이 다시 못 나오게 되면 대치자가 바뀝니다. 같은 대치번호 안에서 변경 과정을 남기고, 합계에는 실제로 선 사람의 시간만 넣습니다.
| 단계 | 대치번호 | 상태 |
|---|---|---|
| 최초 | 1008-01 | A1 주간 예정 |
| 1차 변경 | 1008-01 | A1 연차, B2 대치 예정 |
| 2차 변경 | 1008-01 | B2 일정 변경, C2 대치 확정 |
| 실제 결과 | 1008-01 | C2 근무 완료 |
B2는 예정만 됐다가 빠졌으니 B2의 대치시간에는 넣지 않습니다. 변경 과정을 파일로 남기는 방법은 변경된 근무표와 최초 근무표를 함께 보관하는 방법에 있습니다.
두 방향으로 더해서 맞춰 봅니다
기준표를 위에서부터 더한 합계와, 사람별 합계를 더한 값이 같아야 합니다. 위 예시라면 기준표는 8 + 9 + 8 + 9 + 16 + 8 = 58시간, 사람별은 24 + 17 + 9 + 8 = 58시간으로 맞습니다.
두 값이 다르면 대부분 이 중 하나입니다. 예정만 되고 빠진 대치가 사람별 합계에 남아 있거나, ED를 E1·E2로 한 번 더 적었거나, 야간 대치를 출근일과 퇴근일에 두 번 넣었거나, 기준표에 없는 대치가 사람별 표에만 들어간 경우입니다. 마지막 경우가 가장 흔하니, 사람별 표의 모든 시간에 대치번호가 붙어 있는지부터 확인하세요.
날짜별 인원은 따로 확인합니다
사람별 시간이 다 맞아도 어느 날 인원이 비었을 수 있습니다. 사람별 합계는 각자 얼마나 더 섰는지를 보여 주고, 날짜별 인원은 현장에 빈자리가 있었는지를 보여 줍니다. 목적이 다르니 따로 봐야 합니다. 날짜별로 주간·야간 인원을 세는 방법은 3조 2교대 월간 근무표 짜는 방법에 있고, 인원이 맞지 않으면 자동으로 “확인”이 뜨는 엑셀 양식은 근무표에서 주간·야간·휴무를 보기 쉽게 표시하는 방법에서 받을 수 있습니다.
여러 사람의 기록을 다룰 때 주의할 점
여러 사람의 대치 기록에는 이름, 근무 일정, 연차 사유가 한꺼번에 들어갑니다. 개인 메모나 외부에 보여 주는 자료에서는 실명 대신 A1, B2 같은 번호를 쓰고, 연락처나 사번, 병가 같은 자세한 사유는 빼세요. 사유는 “연차”, “교육”, “결원” 정도면 충분합니다. 회사 자료를 개인 저장공간으로 옮기기 전에는 회사 보안 규정을 먼저 확인하세요.